Vacature Analyseren: Het Stappenplan
Zorgvuldig een vacature analyseren is van cruciaal belang. Dit artikel gaat je enorm helpen om je sollicitatiebrief en cv goed aan te laten sluiten op datgene waar het bedrijf naar op zoek is, gebaseerd op de vacature.
Als je bijvoorbeeld twee vacatures erbij pakt waar men een adjunct-directeur zoekt, dan zou je verwachten dat je op dezelfde vacature solliciteert en dat met dezelfde brief kunt doen.
Vaak gaat deze vlieger wel op, maar er zijn natuurlijk verschillen tussen de bedrijven, de sectoren, de klanten, de producten etc. die de twee vacatures significant doen verschillen.
In dit artikel wordt beschreven hoe je volgens een eenvoudig te volgen stappenplan een vacature zorgvuldig kunt analyseren om vervolgens je sollicitatiebrief en cv hier naadloos op aan te laten sluiten.
Zorgvuldig een vacature analyseren is wellicht iets dat je niet eerder hebt gedaan. Dit is niet erg. Na het lezen van dit artikel ben je in staat om zelf een vacature te analyseren.
Vacature analyseren: Het grote belang hiervan
Je zit misschien met de volgende vragen:
- Waarom moet ik een vacature eerst zorgvuldig analyseren?
- Wat is het nut hiervan?
- Wat schiet ik er mee op?
- Kan ik mijn tijd niet beter besteden?
Het nut van een zorgvuldige vacature-analyse is:
Een optimale context creëren van waaruit jij gaat reageren om ervoor te zorgen dat de verwachtingen van zowel jouw werkgever als van jezelf waargemaakt worden.
Wanneer van beide sprake is, kun jij op een authentieke manier – naar jezelf toe alsook naar de werkgever toe – inschatten in welke mate jij geschikt bent voor de functie.
Om goed te kunnen reageren op een vacature moet je weten waar jouw reactie in essentie over gaat. Het is niet zomaar een kwestie van jezelf verkopen, maar een kwestie van jezelf verkopen n.a.v. een specifieke behoefte van de werkgever die ligt opgesloten in een vacature.
Dit klinkt heel erg logisch, maar zodra mensen massa’s sollicitaties gaan versturen, vergeet men nog weleens dat elk bedrijf een specifiek functieprofiel heeft dat zij in willen vullen.
Als je bijvoorbeeld twee vacatures erbij pakt waar men een adjunct-directeur zoekt, dan zou je verwachten dat je op dezelfde vacature solliciteert en er met dezelfde brief kunt zijn.
Vaak gaat deze vlieger wel op, maar er zijn natuurlijk verschillen tussen de bedrijven, de sectoren, de klanten, de producten etc. waardoor de twee vacatures significant kunnen verschillen.
Ziedaar ook de reden dat ik er altijd voor kies om voor elke sollicitatie een uniek CV op te stellen en een unieke brief te schrijven.
Voordat je besluit te reageren dien je je de volgende vragen te stellen:
Is deze vacature wel écht iets voor mij?
Zie je jezelf echt werken in deze functie, bij dit bedrijf?
Als dit een volmondig “Ja!” is, op beide vragen, dan pas is het de moeite waard om te reageren op de vacature.
Daarmee komen we bij de volgende vraag:
Hoe zorg ik ervoor dat ik reageer op de vacature en mijzelf zo goed en optimaal mogelijk presenteer zodat ik maximaal kans maak om uitgenodigd te worden voor het sollicitatiegesprek?
Hierover gaat het volgende stappenplan. Voordat we hier naar toewerken, geef ik je een stuk informatie vooraf ter kennisgeving, zodat je optimaal een vacature kunt analyseren.
Vacature analyseren: informatie vooraf
Totstandkoming vacature
De reden waarom de vacature er is, is omdat de werkgever een wens (en vaak zelfs noodzaak) heeft om een bepaalde positie in te vullen.
Over het algemeen is er van de omschreven functie al bekend wat deze inhoudt: de werkzaamheden en taakomschrijving zijn al bekend, vaak zelfs al door iemand anders eerder uitgevoerd, en vervolgens opgesteld met de ervaring uit de praktijk inbegrepen.
Kijkend naar dit gegeven, is het ook duidelijk waar een potentiële kandidaat aan dient te voldoen om deze functie uit te voeren.
Vanuit het perspectief van de werkgever ontstaat er op deze manier een combinatie van eigenschappen die nodig (en dus vereist) zijn.
Dit zijn de zogeheten ‘musts’ waaraan een kandidaat dient te voldoen. Hierop zijn geen uitzonderingen, omdat de kandidaat de functie dan niet kan vervullen. Hierover later meer.
Bedrijfscultuur
De bedrijfscultuur speelt ook een grote rol. Er is altijd een bepaalde manier van “zijn”, een manier van “werken” en een manier van “denken” aanwezig, waar toekomstige werknemers aan dienen te voldoen.
Ook deze cultuur laat zich direct vertalen naar een serie eigenschappen die zij ongetwijfeld terug willen zien bij een nieuwe werknemer.
Een verlengstuk hiervan zijn iemands waarden, die ten grondslag liggen aan het gedrag van iemand en keuzes die iemand maakt. Ook hier wordt sterk rekening mee gehouden, iets dat niet altijd goed naar voren komt in de vacature.
Op deze manier krijg je dus al een samenstelling van vaardigheden en eigenschappen waaruit de vacature gaat bestaan.
“Eisen” versus “Wensen”
Vanzelfsprekend is niet ieder aspect van zo’n vacature-samenstelling even belangrijk: sommige punten wegen zwaarder dan andere. Sommige punten zijn harde eisen, zoals eerder gezegd de ‘musts’ en sommige zijn de wat softere eisen, de ‘shoulds’.
Eis = een absolute ‘must’. Dit is een vereiste, die aanwezig moet zijn. Zonder deze kwaliteit is het niet mogelijk om aangenomen te worden en de functie naar behoren te vervullen.
Wens = een ‘should’. Dit is iets extra’s dat wenselijk is, een pluspunt, maar is geen harde eis en iemand zonder deze kwaliteit zou alsnog een potentiële kandidaat kunnen zijn voor de functie.
Het verschil is dat je de vereiste punten moet bezitten en dat de gewenste punten wenselijk zijn om te hebben. Dit is een heel belangrijk onderscheid waar ik vaker op ga terugkomen. Onthoud dit.
Het realiseren van dit bovenstaande is uiterst belangrijk. Zonder de vereiste vaardigheden en eigenschappen heb je eigenlijk nauwelijks kans om te matchen met de functie.
Dit in tegenstelling tot de wensen. Deze zijn niet echt vereist, maar helpen je wel om boven de rest uit te stijgen.
Niet voldoen aan de eisen
Mocht het het geval zijn dat je bepaalde vereisten mist (denk aan werkervaring in het vakgebied, een specifieke opleiding, een belangrijk diploma of certificaat, of je beschikt niet over een rijbewijs en eigen vervoer of je reistijd is vele malen langer dan gesteld), dan is het misschien beter om je te richten op een andere functie.
Niet geschoten is altijd mis, ja dit klopt, maar realistisch gezien is de kans zeer klein dat je moeite beloond gaat worden. Vanzelfsprekend kun je altijd op iedere functie reageren en spreekwoordelijk met grof geschut schieten, maar houd er rekening mee dat wanneer je niet voldoet aan een eis, je moeite waarschijnlijk voor niets zal zijn.
Niet voldoen aan de wensen
Mocht je niet aan alle wensen voldoen, dan heb je alsnog een goede kans. Je dient er dan wel voor te zorgen dat je dit gemis goed kunt compenseren.
Onderscheid maken tussen eisen en wensen
Hoe kun je nu structureel uit elke vacature onderscheid maken tussen eisen en wensen? Dit is niet altijd even gemakkelijk. Dat geef ik eerlijk toe.
Het is een combinatie van inlevingsvermogen, ervaring maar ook zelfs afhankelijk per bedrijf. In de ene vacature kan bijvoorbeeld ervaring met een bepaald softwarepakket als harde eis staan, terwijl het bij een concurrent een wens is.
Stel je nu eens voor, dat wanneer jij de functie al zou hebben:
Wat zijn dan volgens jou de belangrijkste vaardigheden en eigenschappen om te bezitten? Mocht jij je dit al goed kunnen voorstellen, dan ben je mogelijk al wel geschikt voor de baan.
Vacature analyseren: Het stappenplan
Stap 1: Analyseer de functieomschrijving
Het analyseren van een vacature gaat het makkelijkst vanuit een vaste volgorde. Allereerst analyseer je de functieomschrijving, omdat die namelijk laat zien wat de functie in grote lijnen gaat inhouden. De rest van de vacature bouwt hierop voort.
1. Inleven in de functie
Beeld je vervolgens in hoe je dit werk gaat doen:
- Wat zal je zoal gaan horen, zien en voelen wanneer je aan het werk bent?
- Als je je daadwerkelijk inleeft in het werken in deze functie, waardoor precies gaat je hart dan sneller kloppen?
- Wat trekt je aandacht vooral in deze functieomschrijving?
- Welk gevoel krijg je hierbij?
- Welke (unieke -samenstelling van-) kwaliteiten heb jij hen te bieden?
Neem hier gerust een minuutje of vijf de tijd voor. Geef in gedachten zorgvuldig antwoord op deze vragen door je echt maximaal in te leven in de functie.
Doe dit voordat je de rest van de vacature gaat lezen. Door dit proces te doorlopen creëer je een zo authentiek mogelijk beeld van jezelf over hoe deze functie bij jou zou passen.
Deze inleving is vooralsnog niet beïnvloed door de gestelde eisen en wensen aan de vacature. Dit zorgt ervoor dat jouw ervaring zo puur mogelijk is.
2. Taken, vaardigheden en eigenschappen uitschrijven
Schrijf vervolgens een reeks aan taken, vaardigheden en eigenschappen op waarvan jij vermoedt dat ze nodig zijn voor deze functie. Dit kunnen dus ook vaardigheden en competenties zijn waar jij op dit moment nog niet volledig over beschikt.
Markeer vervolgens de taken en vaardigheden die je ook daadwerkelijk bezit, en die je –bijvoorbeeld a.d.h.v. situaties uit eerdere werkervaringen- ook kunt laten zien.
Als het goed is, kun je met wat tijd en inspanning hier goed mee aan de slag. Mocht het zo zijn dat deze stap je al niet gemakkelijk af gaat, overweeg dan nog eens of deze functie wel echt voor jou weggelegd is.
3. Wat te doen met onduidelijke vacatures
Houd er ook rekening mee dat niet alle vacatures inhoudelijk goed zijn opgesteld. Mocht je al moeite hebben om je taken en vaardigheden goed uit te schrijven, wees dan pro-actief: stel een paar krachtige vragen op en stel deze direct aan de werkgever of recruiter.
Op deze manier voorkom je dat je brief niet aansluit op de eisen en wensen en je jouw kostbare tijd niet optimaal geïnvesteerd hebt.
Als jij je lijst met taken en verantwoordelijkheden hebt opgesteld, berg je deze op. Mocht je digitaal werken, dan sluit je dit document even af. Mocht je het hebben uitgeschreven, dan leg je dit blaadje even weg.
Stap 2: Eisen en wensen opstellen a.d.h.v. vacature
De tweede stap in het analyseren van de vacature is het opstellen van de eisen en wensen. Vervolgens kijk je naar de lijst met taken en verantwoordelijkheden die in de vacature staan vermeld.
Nu is het zaak om onderscheid te maken tussen eisen en wensen.
Gezien de grote diversiteit aan vacatures met hun eisen en wensen, is het voor mij niet mogelijk om alles in te dekken.
Over het algemeen zijn dit duidelijke voorbeelden van eisen, en respectievelijk wensen, wanneer deze in de vacature staan vermeld:
Eisen (musts):
- Diploma’s, certificaten, registraties
- Enige mate van werkervaring
- Het beheersen van talen
- Denkniveau (MBO, HBO, Universitair)
- Opleiding of opleidingsrichting
Wensen (shoulds):
- Precies genoemd aantal jaren werkervaring
- Cursussen of trainingen
- Kennis (denk aan kennis van softwarepakketten, kennis van social media platforms)
- “Pré”. Soms staat er in een vacature: “… is een pré”. Dit pré is ook een duidelijk voorbeeld van een wens.
Aantal jaren werkervaring
Veel mensen denken dat dit een eis is, maar in feite is het een wens. Het is nogmaals opgesteld vanuit de werkgever die het idee heeft dat iemand met bijv. 2-3 jaar werkervaring in staat is deze functie te vervullen.
Mocht het zo zijn dat jij een iets kortere of een iets langere werkervaring hebt, dan kun je alsnog prima solliciteren op deze baan. Houd er wel rekening mee dat je in je sollicitatiebrief de lezer weet te overtuigen.
Werk de lijst van taken en verantwoordelijkheden vervolgens af. Je beschikt nu over een opsomming van wensen en eisen, op basis van de vacature.
Stap 3: Eisen en wensen vergelijken
Stap drie bij het analyseren van de vacature is het vergelijken van de eisen en wensen. Nu ga je jouw eigen lijst vergelijken met de lijst n.a.v. de vacature.
Allereerst bekijk je of jouw lijst goed overeenkomt met die van de werkgever. Zo ja, dan ga je verder. Merk je dat er verschillen inzitten, bekijk dan eerst goed waar deze verschillen liggen.
Dit onderdeel is ontzettend belangrijk om te voorkomen dat je straks reageert op een functie waar je geen weet van hebt.
Let op: Als je deze stap over zou slaan en er blijven verschillen bestaan tussen jouw idee over de functie en het idee van de werkgever, dan ga je solliciteren op iets anders dan wat de werkgever voor ogen heeft en dit wil je koste wat kost voorkomen.
Zodra je ofwel tot de conclusie bent gekomen dat jij en de werkgever overeenkomen, ofwel je de verschillen hebt geanalyseerd en vermoedt dat je nu wel begrijpt wat er gevraagd wordt, dan kun je gaan vergelijken of je de gevraagde vaardigheden ook daadwerkelijk bezit.
Voldoe je aan alle eisen? Zo niet, op welke manier kun jij dit overbruggen?
Voldoe jij aan alle wensen? Zo niet, hoe kun jij de werkgever overtuigen dat je alsnog de juiste persoon bent?
De antwoorden op deze twee vragen gaan de basis vormen voor zowel jouw CV als motivatie.
Stap 4: Het maken van de match
Op dit moment zou je met enige nauwkeurigheid moeten weten in welke mate jij geschikt bent om de werkzaamheden die bij de functie horen, uit te voeren.
Naast deze match op harde vaardigheden, de zogenaamde ‘hard skills’, is er nog iets anders belangrijk: de match op de zogenaamde ‘soft skills’.
Waar de hard skills staan voor de competenties, vaardigheden, kennis en ervaring, staan de soft-skills voor de persoons- en karaktereigenschappen. Om te matchen met het bedrijf is het belangrijk dat je ook matcht met de bedrijfscultuur.
De genoemde persoonlijke eigenschappen vormen eigenlijk een afspiegeling van de persoonseigenschappen die zowel voor de functie vereist zijn alsook overeenkomen met de bedrijfscultuur.
Met andere woorden: hier staat beschreven hoe jij als persoon dient te zijn of je dient op te stellen om in de smaak te vallen en je werk goed te kunnen uitoefenen.
Conclusie vacature analyseren
Door het achtereenvolgens volgen en doorlopen van dit stappenplan heb je het volgende aangetoond en bereikt:
- Je hebt een goed idee van de functieomschrijving (stap 1)
- Je hebt zelf een lijst van taken en verantwoordelijkheden opgesteld (stap 2)
- Je hebt een lijst van taken en verantwoordelijkheden gehaald uit de vacature (stap 3)
- Je ziet een duidelijke match op de eisen, wensen, hard- en soft skills, en kan niet anders concluderen dan dat je een geschikte kandidaat bent voor deze functie (stap 4).
Je bent nu volledig klaar om een sollicitatiebrief te schrijven die in hoge mate aansluit bij datgene wat ze van je vragen, verlangen en verwachten.
Is dit je allemaal te veel werk en prefereer je toch wat extra hulp?
Bekijk hier wat Stralend Solliciteren voor jou kan betekenen.
