Er is een mooie vacature bij het bedrijf waar je werkt. Je wil er graag op solliciteren, maar hoe? Intern solliciteren is toch even wat anders als extern solliciteren. Bij een interne sollicitatie loop je tegen dingen aan waarmee je rekening moet houden, waar je als externe sollicitant geen last van hebt. Je hoeft geen eerste indruk achter te laten. Dat station ben je al voorbij. Je werkverleden, kennis en ervaring zijn bekend, maar ook je zwakke punten. Los daarvan zijn je directe collega’s misschien concurrenten. Hoe ga je daarmee om? Hoe reageert de werkvloer wanneer bekend wordt dat je solliciteert op die interne vacature? En je leidinggevende? Wat als je afgewezen wordt? Dan moet je toch weer terug naar je oude vertrouwde werk.
En dan nog de praktische kant ervan. Hoe solliciteer je? Schrijf je een formele brief? Spreek je de contactpersoon in de brief wel of niet met u aan? Of loop je gewoon even binnen om te laten weten dat je interesse hebt?
Een goede voorbereiding is een must
Ook als je intern solliciteert, moet je je goed voorbereiden. Het feit dat je al weet hoe de hazen lopen, kan in je voordeel maar zeker ook in je nadeel werken. Neem een interne sollicitatie dan ook altijd net zo serieus als een externe.
Ter voorbereiding kun je beginnen door eerst even binnen bij de afdeling P&O binnen te lopen en te vragen naar de procedure. Is de functie eerst alleen intern uitgezet? Of krijg je ook te maken met externe kandidaten? Hoe verloopt de procedure? Is er een sollicitatiecommissie? Ken je deze mensen? Hoe is de vacature ontstaan? Is er veel verloop op de afdeling? Et cetera.
Verdiep je ook in de nieuwe functie. Waar liggen de belangrijkste aandachtspunten? Welke doelstellingen en/of speerpunten zijn er? Een informeel informatief gesprek met de leidinggevende van de afdeling waar de vacature vacant is tijdens een kopje koffie of lunch kan wonderen doen. Je kunt dan in ieder geval al interesse laten blijken, maar je valt nog geen builen omdat je nog niet daadwerkelijk gesolliciteerd hebt.
Datzelfde geldt voor de mensen die al op die afdeling werken. Ken je daar iemand van? Loop even langs en vraag naar de functie, de aandachtspunten en valkuilen én de werksfeer. Iedere afdeling kan een hele andere werksfeer hebben. Daar kun je maar beter vooraf een beeld van hebben. Ken je niemand van de afdeling? Kijk dan of je iemand kunt leren kennen. De meeste mensen zijn graag bereid om je verder te helpen en om over hun werk te praten. Zeker als jij die nieuwe collega zou kunnen worden, zijn mensen vaak nieuwsgierig. Maak daar gebruik van!
Mag jouw afdeling niet weten dat je je aan het oriënteren bent? Kijk dan of je meer informatie kunt krijgen zonder dat je meteen jouw interesse in de vacature laat blijken. Spreek om een andere reden af en stel je vragen tussen neus en lippen door. Mensen praten meestal graag over veranderingen op de afdeling. Je kunt natuurlijk ook gewoon open en eerlijk zijn en op een andere locatie afspreken. Wat het beste is, is volledig afhankelijk van de situatie.
Gaat de werkvloer gonzen door jouw voorbereidingen en word je erop aangesproken? Geef dan gewoon aan dat het en passant ter sprake kwam en je nieuwsgierig was. Met humor (“goh, ja, het houdt de gemoederen echt bezig daarzo”) kun je veel geruchten ontkrachten. Maak er dus geen punt van en laat ook anderen er geen punt van maken door er op in te gaan.
Let op! Maak je een serieuze kans?
Tijdens je informatierondje is het essentieel dat je erachter probeert te komen of je een serieuze kans maakt. Vaak mag je als interne kandidaat wel op gesprek komen, ook als je kennen en kunnen niet echt aansluit bij de functie-eisen. Zeker bij kleine bedrijven is dat het geval omdat men op die manier probeert de werksfeer goed te houden. Je kunt dan in ieder geval niet meer zeggen dat je geen kans hebt gekregen. Maar wanneer je werkervaring en competenties en opleiding niet of nauwelijks aansluiten bij de functie-eisen, dan is solliciteren niet realistisch. Je bent dan meestal verzekerd van een afwijzing met alle frustratie tot gevolg. Solliciteer dus pas nadat je écht goed (en eerlijk) bent nagegaan of je een serieuze kans maakt. Dat bespaart je heel veel gedoe achteraf.
De sollicitatie
Ben je na de informatieve ronde nog steeds enthousiast? Dan ga je aan de slag met je sollicitatie. Wanneer het een puur interne vacature is, is solliciteren vaak een kwestie van een formeel gesprek aangaan met de leidinggevende en/of een aangewezen sollicitatiecommissie. Maar vaak gaat intern solliciteren net als extern solliciteren per e-mail of brief.
Je of u?
De toon die je in je brief aanslaat is afhankelijk van de bedrijfscultuur. Spreekt iedereen elkaar met je en jij aan en ken je de contactpersoon voor de functie? Schrijf dan ook je motivatiebrief in je en jij. Is het een groot bedrijf waarin een formelere cultuur heerst en je de contactpersoon niet kent? Dan kan het verstandig zijn om de brief in de u-vorm te schrijven. Laat dan wel duidelijk blijken dat je een interne kandidaat bent als de vacature alleen intern is uitgezet, anders is het mogelijk dat men denkt dat je extern bent en lig je gelijk op de stapel afwijzingen.
De motivatie
Net als bij een externe sollicitatie moet je motivatie ijzersterk zijn, óók als je de contactpersoon persoonlijk kent en deze wel weet wat je in huis hebt. Onderschat dat niet. Laat blijken dat je een serieuze kandidaat bent die warm loopt voor deze functie en die zich gedachten heeft gemaakt over de eisen en mogelijkheden. Als interne kandidaat heb je hier natuurlijk een groot voordeel ten opzichte van externe kandidaten omdat je goed weet welke ambities het bedrijf heeft en welke rol de afdeling daarin kan en wil spelen. Pak dit mee en vertaal dat naar jouw huidige werkzaamheden, competenties en ambities.
Vergeet niet om je competenties expliciet te onderstrepen. Ook als je de contactpersoon of de leden van de sollicitatiecommissie kent, wil dat nog lang niet zeggen dat ze zich eerder in jou als werknemer hebben verdiept. Hou er rekening mee dat je vooral wordt beoordeeld op je functioneren in je huidige functie. Daarom is het belangrijk dat jij zelf zo goed mogelijk een vertaalslag maakt. Dat wil dus ook zeggen dat als er voor de nieuwe functie meer of andere eisen en wensen zijn, dat je heel expliciet moet aangeven hoe goed je daarin past. Vergeet dus niet om een brug te slaan tussen je kracht in je huidige werk en hoe je dat kunt inzetten in de nieuwe functie.
Datzelfde geldt ook voor relevante werkervaring. Waarschijnlijk doe je veel meer dan alleen je werk. Doe je ook vrijwilligerswerk waarin je relevante werkervaring hebt opgedaan? Benoem dat dan! Ben niet bang om successen te benoemen. Ook in een klein bedrijf waar men de bedrijfssuccessen meestal wel kent, is lang niet altijd bekend aan wie dat succes te danken is. Let wel op dat je hierbij niet je huidige manager in de wielen rijdt. Hou altijd rekening met office politics. Is je direct leidinggevende iemand die met de eer wil strijken? Geef dan wat jouw werkzaamheden zijn geweest die tot dit succes hebben geleid. Gun je manager de veren als dat moet, want die nieuwe functie is nog niet in de pocket!
Belangrijk is dat je altijd dicht bij jezelf blijft. Overdrijven als interne kandidaat is een absolute no-go. Ze kennen je en kunnen altijd navraag doen bij je direct leidinggevende en/of collega’s.
Je huidige baas informeren
Du moment dat je de sollicitatie verstuurd hebt, is het tijd om je direct leidinggevende te informeren. Dit is namelijk het moment dat de contactpersoon of sollicitatiecommissie informatie over je kan gaan inwinnen. En de meest voor de hand liggende persoon voor zo’n informatierondje is je direct leidinggevende. Ook voor je direct leidinggevende zul je je sollicitatie moeten motiveren. Wanneer de nieuwe functie een logische vervolgstap in je carrière is, zal dit minder lastig zijn dan wanneer het gaat om compleet ander werk. Bedenk goed hoe je je sollicitatie motiveert. Je wil niet je glazen op je huidige afdeling ingooien als je wordt afgewezen. Natuurlijk moet de motivatie in lijn zijn met wat je in je sollicitatiebrief hebt aangegeven.
Ben voorzichtig met het informeren van je directe collega’s. Je kunt best een of twee collega’s in vertrouwen nemen maar hang geen billboard op de afdeling op. Een sollicitatie geeft al snel de indruk dat je het niet meer naar je zin hebt op de afdeling. Er zijn altijd collega’s die je met andere ogen gaan bekijken en dat kan de onderlinge samenwerking in negatieve zin beïnvloeden. Het beste is om collega’s pas te informeren als je zeker weet dat je de functie ook daadwerkelijk krijgt.
Het sollicitatiegesprek
Het is zover. Je mag op gesprek. Ook hier weer is het zaak dat je je zo goed mogelijk voorbereidt. Loop je motivatie nog een keer goed na. Kun je die mondeling nog verder onderbouwen? Ken je je sterke en zwakke punten en weet je hoe je die op een positieve manier kunt inzetten in de nieuwe functie? Kun je voorbeelden benoemen van successen die je behaald hebt? Hoe ga jij om met de ambities van de afdeling? Welke rol zie jij daarin voor jou weggelegd? Et cetera.
Een intern sollicitatiegesprek heeft vaak een informeel karakter omdat je aan tafel zit met mensen die je meestal al kent. Maak niet de fout door het sollicitatiegesprek niet zo serieus te nemen omdat je deze mensen al van de vrijmibo kent. Hou er rekening mee dat je gesprekspartners wel al een beeld van je hebben door die borrels, maar dit heeft niets met jouw functioneren in die nieuwe baan te maken. Hou het gesprek to-the-point en laat vooral nu zien wat je waard bent. Dit is hét moment om bestaande vooroordelen weg te werken door zakelijk en on topic te blijven. En ja, eventjes een insidergrap mag natuurlijk wel, maar daarna weer door over de functie en jouw rol daarin.
Let op: heb je in het verleden een of meer blunders gemaakt? Dan mag je veronderstellen dat ook die bekend zijn bij je gesprekspartner(s) en waarschijnlijk aan de orde komen tijdens het sollicitatiegesprek. Vergeet niet om dit mee te nemen in je voorbereidingen! Weet goed wat je erover wil vertellen en wat niet. En probeer vooral toekomstgericht te blijven. Het wentelen in excuses of gelijk de verdediging in schieten werkt averechts. Veel beter is het om aan te geven wat je ervan geleerd hebt en hoe je dit soort dingen in de toekomst wilt voorkomen.
Afgewezen. Wat nu?
Een afwijzing is nooit leuk. Maar het is allemaal wel heel dichtbij als je na de afwijzing gewoon weer op je oude afdeling moet werken. Wat vertel je die collega’s die van je sollicitatie weten?
Vraag altijd waarom je bent afgewezen. Een afwijzing is een goed leermoment. Vervelend, ja, maar toch. Probeer alle feedback op te schrijven zodat je er mogelijk later nog een keer op terug kunt komen. Vraag ook naar verbetermogelijkheden. Wat kun je doen om een volgende ronde wel een kans te maken? Misschien kun je een cursus of een opleiding doen? Misschien zijn er mogelijkheden voor een tussenstap?
Laat je afweer voor wat het is! Elke afwijzing is frustrerend. Bij een interne sollicitatie is de drempel natuurlijk heel klein om nog even verhaal te gaan halen. Doe het niet! Er is doorgaans weinig tot geen begrip voor afweer en het heeft altijd een negatieve invloed op de werksfeer. Ook als je op een andere afdeling werkt. Probeer een afwijzing dus altijd positief te benaderen, ook als het uit je tenen moet komen.
De volgende stap
Ben je klaar voor een volgende stap? Bekijk de inhoud van “SollicitatieBOOSTER” eens.
Wanneer je wilt dat wij naar je sollicitatiebrief en cv kijken, bekijk dan alle mogelijkheden hier.
